Il y a un mal qui hante les jours et même les nuits de la plupart des travailleurs intérimaires: le suivi du temps.
Les employés l’évitent à chaque occasion, mais finalement, le temps – ou le pauvre responsable de la collecte des feuilles de temps – les rattrape. Certaines agences sont même allées jusqu’à récompenser les employés avec de la bière gratuite s’ils soumettaient leurs rapports à temps, ce qui n’est pas une si mauvaise idée.
Le vrai problème avec les feuilles de temps, c’est qu’ils exigent que les employés suivent le temps sur chaque chose qu’ils font, et personne n’aime être microgéré. Personne ne veut savoir si ce projet a duré plus longtemps que prévu ou découvrir combien d’heures elles ont réellement consacrées au «vrai» travail cette semaine-là.
La raison du temps de suivi
Le problème est inévitable. Notre industrie repose sur des heures facturables. Même les retenues sont basées sur la compréhension du temps qu’une agence consacrera à un client spécifique chaque mois.
L’autre problème est que les gens ne suivent pas leur temps, donc les agences ne comprennent jamais vraiment combien de temps il leur faut pour réaliser un projet. Considérez ceci: Un concepteur estime qu’il faudra 10 heures pour terminer une conception. Trois mois plus tard, il remplit sa feuille de temps sur une période de deux semaines, ce qui représente 11 heures de temps de conception. Il n’a pas vraiment suivi son temps, mais il pense que c’est dans ce stade. En outre, il semble bon qu’il ait passé beaucoup de travail sur le projet. Le chef d’équipe examine les feuilles de temps et les compare à l’estimation originale. Il y a deux implications: 1) Le projet n’est pas rentable. 2) Les devis futurs pour ce type de projet de design seront fixés à 15 heures.
Maintenant, si le concepteur avait suivi son temps, il aurait pu dire qu’il lui a fallu 6 heures pour terminer le projet. Cette connaissance aurait changé la vision de l’agence de ce projet. En outre, cette erreur de calcul entraîne des prix gonflés aller de l’avant. Cela crée l’idée fausse que tout ce qui est en dessous de 15 heures pourrait être non rentable pour l’agence.
Les feuilles de temps sont un mal nécessaire si la rentabilité est une préoccupation. Mais vous pouvez faciliter la tâche de votre personnel pour faire du suivi du temps une partie de son travail quotidien.
4 conseils pour obtenir des employés à bord pour suivre leur temps
L’un des plus gros problèmes, même si vous avez rendu obligatoire le suivi du temps, est que les feuilles de temps sont ignorées et donc inexactes. Pour que votre équipe prenne le temps de regarder l’horloge, suivez les règles suivantes:
Communiquer l’avantage du temps de suivi
Forcer les employés à suivre leur temps peut éveiller la suspicion – ils ont l’impression d’être constamment surveillés et les feuilles de temps sont un moyen de «vérifier» qu’ils font ce qu’ils devraient faire. Il est important que vous expliquiez que le suivi du temps n’est pas un manque de confiance; Il s’agit de s’assurer que l’entreprise reste rentable, comme mentionné ci-dessus. Et le profit conduit à des primes et des augmentations et des investissements dans de futures choses «amusantes». Le suivi du temps peut également aider à améliorer les problèmes de prévision et de capacité, en éliminant le stress, car votre agence a sous-estimé le projet et a été surestimée pour le client.
Fournir de la formation et du soutien
Assurez-vous que tous les employés, y compris le leadership, sont formés à l’utilisation du logiciel de suivi du temps, à la présentation des feuilles de temps et à la façon d’évaluer leur propre productivité. Créez un guide à l’intention des nouveaux employés afin qu’ils puissent vous relire et vous assurer de rester au courant des améliorations apportées au logiciel. L’un des obstacles au suivi du temps est un logiciel trop compliqué et inutilisable.
Récompenser les employés qui suivent les lignes directrices
Si votre agence a besoin d’un suivi du temps des employés pour les projets de travail, les systèmes de saisie des temps ne sont qu’une partie du travail. Mais vous pouvez récompenser les employés avec de petits cadeaux ou la reconnaissance s’ils soumettent régulièrement des feuilles de temps précises à temps. Une façon amusante de le faire est de redonner à vos employés leur «temps» en laissant ceux qui le font bien partir une fois par mois un vendredi.
Faites-en une partie transparente de leur journée de travail
Les gens n’ont pas hâte d’enregistrer les heures travaillées dans un système de suivi du temps tous les vendredis à 17 heures. Choisissez un outil qui fonctionne avec votre agence et demandez aux utilisateurs de tester et d’examiner diverses applications. Les gens veulent-ils intégrer l’outil avec leur calendrier ou leur logiciel de gestion de projet? L’application mobile est-elle nécessaire? Vos gestionnaires doivent-ils être en mesure de voir quand les travailleurs à distance sont en ligne et travaillent? Considérez ce qui causerait le moins de perturbation dans la journée de travail de votre équipe.
10 options de logiciel de suivi du temps à évaluer
Pour comprendre le temps nécessaire à l’écriture d’un article de blog ou à la conception d’une page de destination ou même le temps nécessaire pour entretenir un client à maintenance élevée, vous avez besoin d’une solution de suivi du temps fiable et facile à utiliser. Il doit être quelque chose que votre équipe va aimer, et il devrait avoir toutes les fonctionnalités sans être trop compliqué. Les applications de suivi du temps et les add-ons sont disponibles dans beaucoup d’autres systèmes de gestion de projet d’agence, alors consultez les pages d’intégration de votre autre logiciel pour voir s’il y en a une que vous pouvez utiliser avec vos outils actuels.
1) TrackingTime
TrackingTime a des applications pour les utilisateurs Windows et Mac et dispose d’une application iPhone et Android. Il vous suffit de saisir une tâche, de choisir un projet et d’appuyer sur Lecture pour lancer le suivi. Avec ce logiciel de suivi, vous pouvez voir quels clients ont pris la majorité de votre temps et comment vous passez votre temps entre les projets.
Sa version Pro dispose d’une intégration de calendrier pour la gestion et le suivi des tâches et des projets. Et il y a de puissants rapports dans l’application où vous pouvez analyser où le temps de l’équipe est allé et filtrer par projet, client ou utilisateur. De plus, vous pouvez utiliser la connexion Zapier pour rationaliser vos flux de travail avec des outils de gestion de projets, des logiciels de facturation, des calendriers et des courriers électroniques.
Prix: Gratuit pour les équipes jusqu’à trois personnes, Pro est 4,99 $ / utilisateur / mois
2) En temps opportun
Timely est un hybride d’une liste de choses à faire, d’une application de suivi du temps et d’un calendrier. Il s’intègre aux principaux fournisseurs de calendrier, tels que Google et Mac, et chaque tâche est associée à un projet spécifique. Vous bloquez simplement les heures dans votre calendrier et l’outil enregistre votre temps. Vous pouvez également déplacer facilement des projets avec la fonction glisser-déposer. Le programme permet à un gestionnaire de voir les projets et le calendrier de son équipe, de sorte qu’il peut voir qui a trop dans son assiette et quels projets dépassent le budget.
Prix: $ 14 / utilisateur / mois pour 1 mois d’historique de la mémoire, 21 $ / utilisateur / mois pour l’historique de la mémoire de 6 mois, 59 $ / utilisateur / mois pour l’histoire illimitée
3) Récolte
Harvest dispose d’une application de suivi du temps robuste, mais facile à utiliser, qui s’intègre à iOS, Android et même Apple Watch. Les responsables peuvent envoyer des rappels aux membres de l’équipe pour qu’ils soumettent leurs feuilles de temps, suivent les heures facturables et non facturables dans l’entreprise, analysent les données et envoient des factures à partir de l’application. Il y a une application de bureau, et Harvest s’intègre avec des outils tels que Basecamp, Trello et Zendesk. Vous pouvez également utiliser l’outil de planification des ressources de Harvest, Prévision, pour planifier les futurs projets et affecter les membres de l’équipe en fonction de leur capacité.
Prix: Gratuit pour un utilisateur pour deux projets, 12 $ / utilisateur / mois pour des projets illimités
4) ClickTime
ClickTime assure le suivi des heures de travail par client, projet, employé et tâches individuelles. Il est donc facile de comprendre la rentabilité d’un compte, l’utilisation des employés et le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche pour les estimations et propositions futures.
L’outil permet également aux employés d’entrer des feuilles de dépenses, de sorte que vous pouvez suivre les coûts associés à un projet et que votre agence peut effectuer le suivi des heures et des coûts associés au budget d’un projet ou à une provision mensuelle. La fonction de planification des ressources de ClickTime aide les gestionnaires à allouer efficacement le temps des employés, et ses rapports vous permettent de trouver des projets qui risquent d’être trop sollicités.
Prix: 10 $ / utilisateur / mois, 12 $ / utilisateur / mois avec budgétisation, 18 $ / utilisateur / mois avec des solutions d’affaires personnalisées
5) lavable
Dashable fonctionne en extrayant des informations de projet à partir d’applications telles que Trello, Basecamp, Github et Pivotal Tracker et en synchronisant l’état d’un projet. Chaque jour, un e-mail est envoyé aux utilisateurs pour leur demander de vérifier leur activité et le temps passé pendant la journée, et les responsables reçoivent un e-mail chaque matin pour vérifier le travail et les heures facturables du jour précédent. Dashable inclut des fonctionnalités de facturation afin qu’une fois le travail terminé, vous puissiez créer une facture et être payé rapidement.
Prix: 79 $ / 6 utilisateurs / mois, 199 $ / 15 utilisateurs / mois, contactez l’entreprise pour obtenir des renseignements sur les prix pour un nombre illimité d’utilisateurs
6) Tique
Tick ??est une simple application de suivi du temps qui permet aux gens de choisir le projet, d’entrer une tâche et d’enregistrer leur temps. Une caractéristique intéressante est la capacité de voir instantanément combien de projet est terminé et s’il est inférieur ou supérieur au budget. Vous pouvez suivre les projets sur le budget global et les budgets spécifiques aux tâches. Les fonctionnalités de reporting incluent la possibilité de voir la rentabilité et le temps passé par l’employé ou le client.
Si votre agence utilise Basecamp, Tick a une belle intégration où vous pouvez entrer votre temps depuis l’outil de gestion de projet.
Prix: Gratuit pour un projet, 19 $ / mois pour 10 projets, 49 $ / mois pour 30 projets, 79 $ / mois pour 60 projets, 149 $ / mois pour des projets illimités
7) Toggl
Toggl est une application de suivi du temps populaire qui prend en charge des équipes distinctes au sein d’une organisation. Vous pouvez attribuer à des individus un tarif horaire facturable différent, et pour les agences qui travaillent avec des indépendants, vous pouvez créer des espaces de travail séparés afin que les documents confidentiels ne tombent pas entre de mauvaises mains. La fonctionnalité de marquage garantit que tous les projets, clients et tâches sont faciles à trouver et à évaluer. Le logiciel de suivi consigne également la manière dont vous avez passé votre journée, y compris les programmes que vous avez utilisés et les lacunes, ce qui peut être utile lors de la saisie manuelle du temps passé sur un projet.
8) Timecamp
Timecamp est un autre bon logiciel de suivi d’équipe. Il s’intègre à votre calendrier et suit les heures facturables et non facturables, vous permet également d’ajouter des notes aux entrées de temps et de montrer comment vos heures de travail estimées se comparent aux heures de travail réelles. L’outil fournit des capacités de facturation, de sorte que vous pouvez facilement facturer les clients à la fin du mois ou du projet. Il donne également une visibilité sur ce que les gens de votre équipe passent leur temps à travailler, la promotion de la transparence et la confiance entre collègues.
Prix: Gratuit pour un utilisateur, 5,25 $ / utilisateur / mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, 7,50 $ / utilisateur / mois avec les coûts du projet et plus
9) Tache de rousseur
Freckle est un logiciel de suivi du temps convivial pour les équipes. Il est facile de suivre les projets ou les types de travail grâce à son système d’étiquetage, de comprendre les taux d’utilisation des employés et de suivre le temps facturable et non facturable. La section Pulse permet aux employés de voir leur productivité de jour et vous pouvez importer des feuilles de temps à partir d’Excel et d’autres applications de suivi du temps.
Prix: 49 $ / 5 utilisateurs / mois, 199 $ / mois / 25 utilisateurs / mois, 499 $ / mois pour des fonctions supplémentaires
10) Hubstaff
Hubstaff se spécialise dans le suivi des membres de l’équipe à distance en permettant aux gestionnaires de voir qui est en ligne et sur quels projets ils travaillent. Le programme peut fonctionner en arrière-plan de l’ordinateur d’un utilisateur et prendre des captures d’écran périodiquement pour s’assurer que vos employés sont productifs. Il s’intègre également avec PayPal, Payoneer et Quickbooks pour les paiements et a des intégrations avec 16 plates-formes de gestion de projet, y compris Basecamp, Jira et Asana.
Prix: Gratuit / 1 utilisateur / mois, consultez le site Web pour les prix sur les utilisateurs supplémentaires et les fonctionnalités
Quel outil de suivi de temps votre équipe utilise-t-elle? Quelles luttes avez-vous avec votre équipe pour suivre leur temps? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!
